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  • MAXHUB+腾讯会议:为未来办公造一部动力引擎

    科技领域有个规律,我们经常高估一年的变化,而低估了十年或者更长时间所可能发生的变化。

    不信可以做个测试,你觉得未来线上办公会怎么发展?不少朋友会说,既然线上办公是疫情到来之后的PlanB,那么随着疫情结束就会恢复到原来的线下办公时代。这可能就低估了长期变化。

    现实中,居家办公、线上办公、远程办公成为日常工作的刚性需求,混合办公已经形成了普遍共识。对个人来说,混合办公减少了通勤时间,提供更灵活便利的工作地选择;对企业来说,混合办公能够快速实现全球协作,减少线下办公室的成本和差旅费用。

    2022年8月份,普华永道发布《2022全球职场调研中国内地报告》显示,95%的中国内地员工和88%的全球员工更希望可以采用远程办公和混合式办公的方式。

    MAXHUB+腾讯会议:为未来办公造一部动力引擎

    但是,混合办公并非完美,也存在“月之暗面”。比如线上会议的效率瓶颈,就引发过大量吐槽。人们发现,原本线下面对面就可以完成的沟通协作,一旦转移到线上之后,增加了等待的时间、繁琐的操作、信息的丢失等。

    企业服务公司Dialpad调查显示,83.13%来自各行业的受访者每周要花至多三分之一时间开会。对于企业来说,团队沟通协作的效率,会直接影响到决策部署和业务推进,因此,混合办公驱使下的会议效率问题,已经成为影响企业竞争力的关键。

    然而,面对开会这个技术活,目前整个智慧会议领域尚未形成统一共识和标准,个人和企业用户在选择时,也缺乏权威的参照标尺。

    MAXHUB+腾讯会议:为未来办公造一部动力引擎

    不过,这种情况正在被积极地改变着。12月27日,国内知名的智慧协同平台MAXHUB,携手腾讯会议,发布《2023智慧会议技术白皮书》,双方强强联合,对智慧会议进行了全面的梳理、定义和规范。

    我们不妨透过首个智慧会议技术白皮书,来看一看“开好会”需要具备哪些能力,智能技术的到来为未来办公注入了怎样的动力?

    筑造动力引擎:智慧会议的进击

    开起会来争吵不休,谁拍板,谁提供信息,最后做了什么决议,傻傻记不清楚,开了个寂寞;

    以前没有报表做事凭感觉,现在都用报表数据满天飞,实际协作效率还是很低;

    许多问题总是到会议上才开始思考,准备工作不足,浪费了大家很多时间;

    花巨资搭建的企业OA,还不如微信QQ好用,处于半闲置状态;

    这些会议沟通、协作不畅通的“断点”和“堵点”,给日常工作平添了无数的烦闷和沮丧,更让组织效率和竞争力变得低下。

    在混合办公和远程办公的当下,企业想要开好一个会,提高会议协作效率,对软硬件设备有怎样的要求?如何从0-1搭建智慧会议室?这些问题一直以来都没有形成统一共识,而《白皮书》的出现恰逢其时,给出了智慧会议的核心方法论,也填补了该领域的标准空白。

    我们可以从三个角度,来理解智慧会议的进击。

    首先,“开好会”的基础设施。

    要适应未来混合办公场景的趋势,需要构建一个有利于员工发展和增强员工关系的沟通协作方式,因此,智慧会议的基础设施——软硬件设备,需要能够实时感知和采集整个会议过程中的数据,连接以事物为中心的人、空间、设备,让数据互联互通,完成沟通共识,进而支撑企业会议的高效协作。

    举个例子,传统会议室的设备数据、状态数据等无法实时共享,这就给后续团队协作带来了很多不便。预定了某个会议室,开会时才发现缺少白板、视频通话等设备,导致远程协作无法顺利进行;抑或是进入会议室才发现设备已经损坏,等待维修又耽误了时间,影响会议效率;一场头脑风暴会议,传统会议室只有普通白板,书写空间有限,限制了团队创意的碰撞和发挥……

    针对这些传统会议室的痛点,MAXHUB首创了会议平板,作为智慧会议的重要硬件之一,帮助企业更高效地展开协作。

    在智慧会议中,会议平板这一产品,可以直观地对会议室细节进行控制,支持无线投屏,实现批注、翻页等交互操作,让每一次会议都能够提前把握会议室整体情况,不把时间浪费在等待上。

    此外,腾讯会议Rooms与MAXHUB合作,打造了软硬件融合适配的智慧会议室解决方案,帮助让企业会议室快速连接上云会议。为了让更广泛的企业会议室设备连接到云端会议,让企业会议室持续畅享随时加入云端会议,在Rooms试用账号满三个月后,腾讯会议免费开放【加入会议】,助力企业会议室与腾讯会议PC端、移动端、小程序互联互通,用户点击后可以随时连入云端,使用共享屏幕、互动批注、白板本地图片上传及扫码保存内容、云录制等功能,打通会议室与会议室、线上与线下的壁垒,减少多个设备反复切换的繁琐操作,让远程协作效率大大提升。

    MAXHUB+腾讯会议:为未来办公造一部动力引擎

    在《白皮书》中,MAXHUB也结合市场经验,给出了如何选择一体化显示设备等相关建议,比如触摸响应速度、显示屏抗冲击性能、图像色温等、触摸误差等等。

    可以说,优秀的软硬件基础设施,是“开好会”的前提。

    其次,“开好会”的核心能力。

    智慧会议的本质目的是集思广益、经由群体智慧来达成并落实更好的决策。这个过程,也是组织修炼“内功”的阶段,需要全链路的能力保障。MAXHUB和腾讯会议在服务中,也积累了大量的经验与思考。《白皮书》中提到,智慧会议系统设计分五层结构,协助用户完成会前、会中、会后、会议管理的一切准备及善后事宜。

    会前,通过会议平板,可以一键搞定邀约,解决预约难题;批量提醒会议信息、分发共享资料,无需反复沟通,减少等待和准备时间,提升会议室整体效率。

    会中,结合智能书写、无线传屏等功能,可以实现内容共享及交互批注,沟通协作更高效,同时还能联动智能门牌锁定会议室,避免被无关人员干扰。

    会后,会议平板也能及时对会议内容进行归档,用手机扫码即可将批注内容保存,沉淀为重要的知识资源。待办管理将会议任务明确到人,进度结果一目了然,让会后执行更有力。

    会议并不是开完就算了,整体管理与运维也十分重要, 通过后台集控系统,企业可以将智慧会议的相关设备统一管理,完成软件升级、系统更新等操作,对会议设备使用次数、会议空间使用频率,会议预约情况进行数据统计分析,为会议室日常行政、IT运维管理提供数据支撑。

    从这个角度看,智慧会议的本质,是帮助企业实现会议全流程(会前、会中、会后和会管)的数字化变革。

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    第三,“开好会”的场景化定制。

    智慧会议系统并不能“一招鲜吃遍天”,不同组织、不同内容,召开会议的需求是不一样的,还要根据场景提供定制化方案。

    《白皮书》中,将常见召开会议的场景分为标准会议室、视频会议室、接见厅、会议厅、培训厅及个人办公空间、开放空间等七大办公场景,通过不同的会议设备及系统,满足不同场景下的使用需求,来更好地达成会议目标。

    远程视频会议时,智慧会议室要确保听得清楚、看得真切、讲得明白,可以通过MAXHUB的全屏展示、视频会面、云端共享会议资料等,实现跨地域跨组织的协作。

    对外接待时,智慧会议室就作为企业对外的“名片”,需具备本地扩音、名牌显示、视频会议、多屏联动的基础功能需求。通过MAXHUB高清大屏显示,电子名铭显示来访人及参会人公司、名字、职位等信息,帮助企业做好接待、打造品牌。

    场景化的智慧会议,驱使企业将产品和场景搭配组合,去满足各类垂直会议场景的数字化需求。

    MAXHUB+腾讯会议:为未来办公造一部动力引擎

    总的来说,解决“开好会”的问题,智慧会议的进击,本质就是用数字技术构筑一个动力引擎,通过基础设施的互联互通,让断点被连接;基于流程梳理和场景定制,让堵点被梳理,从而让会议场景的痛点都瓦解掉,自然就能向着更高效的方向前进。

    飞驰向未来:智慧会议的趋势与发展

    短期来看,复苏期的远程办公比例还很高,腾讯会议为代表的云会议、MAXHUB为代表的终端硬件,支撑企业的高效运营。

    中期来看,十四五规划明确“加快企业数字化转型升级”,企业数字化的需求还在上升,大部分传统会议室也面临着升级改造,智慧会议软硬件作为数字经济的基础设施,也将在政策红利期迎来较大的发展。

    MAXHUB+腾讯会议:为未来办公造一部动力引擎

    长期来看,元宇宙、虚实融合、XR等新技术,让数字化办公展现出前所未有的创新力,这是传统办公无法取代的,也对智慧会议服务商们的技术能力提出了更高的要求,需要腾讯会议、MAXHUB等一批智慧会议先行者持续不怠的努力。

    透过《2023智慧会议技术白皮书》,我们可以清晰地看到,智慧会议作为办公协同的数字化升级手段,正在为企业发展注入新动能。随着越来越多的企业激发组织协作的高效力量,一个更加繁荣活力的数字经济体,也将加速来到你我身边。

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